20 Gennaio 2022
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Quale quadrante della matrice di gestione permette la maggiore produttività del cervello?

Il metodo dei 4 quadranti di gestione del tempo prende la tua lista lineare di cose da fare e ti chiede di dividere tutte le voci in 2 secchi: cosa è importante e cosa non è importante.

Volete fare solo i compiti che sono effettivamente importantiQuindi, all’interno di questo “secchio”, dividetelo ulteriormente in base a ciò che deve arrivare presto e ciò che deve arrivare molto più tardi.

Se è importante e deve scadere presto, va nel quadrante in alto a sinistra. Se è importante, ma non è in scadenza, va nel quadrante in alto a destra. Se non è importante, ma ti dà abbastanza fastidio da doverlo fare, allora va in basso a sinistra. Tutto il resto va nel secchio non categorizzato in basso a destra.

Dopo aver diviso i tuoi compiti in 4 quadranti, dovresti avere un layout che assomiglia a questo:

Metodo dei 4 quadranti

Quando inizi la tua giornata, sai immediatamente su cosa devi lavorare: in alto a sinistra.

Quando hai finito con queste cose, o se sei bloccato con qualsiasi elemento in alto a sinistra, allora ti sposti in alto a destra.

L’idea è che non si dovrebbe mai fare nulla in basso a sinistra. Infatti, se avete un assistente esecutivo, questi sono i compiti che potrebbe avere perfettamente senso delegare. Se non avete un EA, allora pensateci bene prima di fare uno di questi compiti. Se ti ritrovi a chiederti più e più volte se hai davvero bisogno di fare un compito, è improbabile che tu debba farlo, e considera di archiviarlo in basso a destra. Se un compito è stato in basso a destra per molto tempo, allora diventa un candidato per l’eliminazione. Allo stesso tempo, il quadrante in basso a destra è il posto perfetto per voi per memorizzare qualsiasi cosa e tutto ciò a cui avete pensato.

Non dovreste mai esitare a scrivere le vostre cose da fare. Nelle liste lineari tradizionali, vi sovraccaricherete, ma se scrivete tutto in un approccio a 4 quadranti, non dovrete mai preoccuparvi perché la vostra attenzione è, e dovrebbe essere sempre, concentrata in alto a sinistra.

Il metodo dei 4 quadranti in dettaglio: Cosa sono i quattro quadranti?

Ecco un riassunto del tipo di compiti da mettere in ogni quadrante:

Quadrante 1: Critico e con scadenza ravvicinata (in alto a sinistra)

Le cose più importanti su cui devi lavorare, specialmente se sono di prossima scadenza. Ogni giorno, ogni ora, ogni minuto del tuo lavoro dovrebbe essere focalizzato sull’affrontare questioni all’interno di questo quadrante. Il criterio nel metterlo qui dovrebbe essere i compiti di valore aggiunto che guidano il tuo business e/o la tua vita.

Quadrante 2: Critico, ma non in scadenza (in alto a destra)

Le cose importanti su cui dovete lavorare, ma la data di scadenza è più lontana. Il criterio per la considerazione di ciò che è “lontano” varia a seconda del vostro scopo generale del progetto. Con Priority Matrix l’applicazione, potete creare la definizione del vostro progetto in modo tale che la timeline sia ereditata dalla definizione del progetto. Così, se state lavorando su un progetto di 10.000 piedi, il quadrante in alto a destra potrebbe rappresentare compiti che sono più di 3 mesi fuori.

Quadrante 3: Non critico (in basso a sinistra)

Tutto ciò che potreste delegare, o che ritenete essere un peso piuttosto che un valore aggiunto, dovrebbe andare qui. Queste sono cose che dovresti esplicitamente evitare di fare quando possibile. Anche quando i tuoi quadranti superiori sono puliti, forse dovresti fare una pausa, piuttosto che lavorare in basso a sinistra. Mentre questo può farvi sentire bene per averli fatti, alla fine, potrebbero non aggiungere molto. Ricorda, se aggiungesse qualcosa, forse potresti spezzarlo e aggiungere la parte importante ai quadranti superiori.

Quadrante 4: Senza categoria (in basso a destra)

Scrivi tutto qui. Questa è la vostra tradizionale lista di cose da fare. La differenza è che si muove su per la catena fino allo status di “do-now” solo quando l’elemento da fare è effettivamente importante.

Quanto spesso dovreste seguire questo processo? La risposta varia, ma io suggerirei, tutte le volte che ne avete bisogno. Scrivere tutto aiuta a liberare la mente.

Allora, come si comincia?

All’inizio, potete provare sulla carta fino a che non prendete familiarità con la metodologia.

Poi, quando sarete pronti per il vero affare, potrete usare il nostro prodotto Priority Matrix per iPhone, iPad, Mac e Windows. L’applicazione è costruita sui principi del metodo dei 4 quadranti per aiutarvi a stabilire le priorità e a concentrarvi.

Puoi iscriverti per una prova gratuita inserendo la tua email qui:

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