25 Gennaio 2022
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Cos’è l’approccio di gestione della comunicazione?

Il Communication Management Approach è uno dei quattro documenti di approccio (linea guida) creati all’inizio del progetto dal project manager e viene poi usato dal project manager come linea guida su come comunicare con gli stakeholder (sia interni che esterni al progetto) durante il progetto. Quindi questo documento contiene informazioni come: i diversi tipi di stakeholder nel progetto, se sostengono o si oppongono al progetto, il tipo (formato) di informazioni da comunicare, quando e quanto spesso comunicare, ecc. In altre parole, il Communication Management Approach facilita l’impegno con gli stakeholder attraverso la creazione di un flusso controllato e bidirezionale di informazioni.

Esempio di documento sull’approccio alla gestione della comunicazione

Approccio alla gestione della comunicazione

Questo è tratto dal progetto campione PRINCE2 (The Pen Project) e dà un buon esempio di come usare il prodotto Communication Management Approach. Nota le seguenti sezioni:

  • Procedura di comunicazione: questo è leggero e facile da capire
  • Strumenti e tecniche: Il Project Manager userà un portale interno per gli stakeholder interni e un altro approccio per gli stakeholder esterni
  • Registrazioni: Vedi una lista di tutti i rapporti (prodotti PRINCE2) usati per comunicare
  • Tempistica delle attività di comunicazione: Solo il Project Manager è menzionato per ora e anche il Sale Manager potrebbe essere menzionato
  • Rapporti/ Matrice degli Stakeholder: Questo è archiviato dopo uno o più workshop facilitati. Fornisce una buona e semplice panoramica di tutte le comunicazioni, come e con quale frequenza.
  • Ruoli e responsabilità: Il direttore delle vendite può anche essere aggiunto qui
  • Analisi degli stakeholder: Questa sezione va insieme alla sezione “Rapporti/Matrice degli Stakeholder”.

Dati di partenza per l’Approccio alla Gestione della Comunicazione

Il Communication Management Approach è derivato dalle seguenti fonti:

  • Le politiche di comunicazione aziendale, poiché alcune organizzazioni hanno regole molto specifiche sulla comunicazione agli stakeholder esterni
  • La strategia di gestione delle informazioni del programma, se esiste
  • L’organizzazione del progetto (chi è chi nel progetto a livello di gestione e di consiglio)
  • Gli altri documenti di approccio (rischio, qualità e controllo dei cambiamenti)
  • I workshop facilitati sono usati per fare un’analisi degli stakeholder possono creare una matrice degli stakeholder

Il formato del Communication Management Approach è di solito come prodotto a sé stante (documento word/PDF) e fa parte della documentazione di avvio del progetto. Può avere anche altri formati.

Criteri di qualità per il Communication Management Approach

  • Tutti i tipi di stakeholder sono stati identificati e questo è normalmente fatto usando workshop facilitati
  • I tipi di stakeholder sono interpellati sui loro requisiti di comunicazione (per esempio, formato, frequenza)
  • Un accordo con gli stakeholder sul contenuto, la frequenza e il metodo di comunicazione
  • Il Project Manager può anche proporre uno standard comune per la comunicazione
  • Il Project Manager dovrebbe prendere nota di prendere il tempo necessario per realizzare le comunicazioni identificate in ciascuno dei seguenti Piani di Fase
  • La formalità e la frequenza della comunicazione sono adattate all’importanza e alla complessità del progetto
  • Se fa parte di un programma, le linee di comunicazione dovrebbero essere molto chiare tra il progetto e il programma.

Contenuto del documento Communication Management Approach

Cosa contiene il documento “Communication Management Approach”? Contiene una descrizione dei mezzi e della frequenza della comunicazione alle parti interne ed esterne. Questo può anche includere la gestione del programma se il progetto è parte di un programma. Il Project Manager è responsabile della creazione del Communication Management Approach durante la Fase Iniziale del progetto. Questo dovrebbe essere rivisto durante il Processo di Gestione di un Confine di Fase per assicurare che gli stakeholder chiave ricevano la comunicazione richiesta.

Il documento Communication Management Approach contiene le seguenti informazioni:

  • Un’introduzione per ricordare al lettore lo scopo del documento per questo progetto.
  • Procedura di comunicazione: Una descrizione dei metodi di comunicazione che saranno usati, come posta elettronica, riunioni e presentazioni.
  • Strumenti e tecniche, come e-mail, internet, newsletter.
  • Rapporti: Tipi di rapporti e le informazioni che dovrebbero contenere.
  • Tempistica: afferma quando le attività di comunicazione saranno fatte.
  • Ruoli e responsabilità: Chi gestirà la comunicazione?
  • Analisi degli Stakeholder: Tipo di Stakeholder e la relazione desiderata con lo Stakeholder.
  • Informazioni necessarie: Informazioni richieste dal progetto, compresa la frequenza della comunicazione e il suo formato.

Potreste pensare: “Un altro documento di gestione da creare?” Bene, se lavorate in un ambiente programmatico o avete lavorato su un progetto simile, allora avreste già un modello da cui lavorare; questo può essere personalizzato per adattarsi al vostro progetto.

Alcuni consigli di Frank

  • Chiedi al programma un modello di approccio alla gestione della comunicazione aggiornato
  • Il Project Manager dovrebbe ottenere il supporto di un facilitatore esperto per i workshop di analisi delle parti interessate se non è abituato a farlo.
  • I workshop di analisi degli stakeholder non dovrebbero essere affrettati
  • Il Communication Management Approach dovrebbe essere aggiornato se necessario durante il progetto

PRINCE2 wiki è open-source e pubblicato gratuitamente sotto una licenza Creative Commons.

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Qual è lo scopo dell’approccio di gestione della comunicazione per un progetto?

Un piano di gestione delle comunicazioni può organizzare e documentare il processo, i tipi e le aspettative delle comunicazioni. Fornisce quanto segue: I requisiti di comunicazione degli stakeholder per comunicare le informazioni appropriate come richiesto dagli stakeholder. Informazioni su ciò che deve essere comunicato.

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Quali sono i principali processi di gestione della comunicazione?

Ci sono 3 fasi principali nel processo di gestione della comunicazione: Pianificare le comunicazioni. Gestire le comunicazioni. Controllare le comunicazioni.

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Quali sono i componenti di un piano di gestione delle comunicazioni?

Un piano di gestione delle comunicazioni contiene le seguenti 12 parti:Mittente.Destinatario.Contenuto.Requisiti di comunicazione degli stakeholder.Motivo della comunicazione.Frequenza e tempi.Risorse.Informazioni riservate.Altri elementi…-Mar 29, 2019

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Qual è l’importanza della gestione della comunicazione?

Una comunicazione efficace è significativa per i manager nelle organizzazioni in modo da eseguire le funzioni di base della gestione, cioè Pianificazione, Organizzazione, Conduzione e Controllo. La comunicazione aiuta i manager a svolgere il loro lavoro e le loro responsabilità. La comunicazione serve come base per la pianificazione.

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Qual è il ruolo della comunicazione nella gestione?

Una comunicazione efficace crea soddisfazione sul lavoro tra i dipendenti perché aumenta la fiducia reciproca tra la direzione e i dipendenti. Il divario tra la gestione e gli impiegati si riduce attraverso i mezzi di comunicazione efficienti e si crea un senso di appartenenza tra gli impiegati.

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Perché è importante la gestione della comunicazione?

La comunicazione aiuta i manager a svolgere il loro lavoro e le loro responsabilità. La comunicazione serve come base per la pianificazione. Tutte le informazioni essenziali devono essere comunicate ai manager che a loro volta devono comunicare i piani in modo da attuarli. … In altre parole, la comunicazione agisce come sangue organizzativo.

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Cos’è la gestione della comunicazione nella gestione dei progetti?

La gestione della comunicazione del progetto è un insieme di processi che aiutano a far sì che i messaggi giusti siano inviati, ricevuti e compresi dalle persone giuste. La gestione della comunicazione del progetto è una delle 10 aree di conoscenza chiave nel PMBOK (Project Management Book of Knowledge).

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Perché il piano di gestione della comunicazione è importante?

Un piano di comunicazione di gestione del progetto ti aiuta a comunicare con i team di progetto e le parti interessate. Determina anche come le informazioni vengono condivise e consegnate a tutti coloro che sono coinvolti nel progetto.

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Come si scrive un piano di gestione della comunicazione?

Come fare un piano di comunicazione per la gestione del progettoScegliete un formato. … Stabilire un obiettivo di comunicazione. … Identificare le parti interessate. … Identificare i metodi di comunicazione. … Determinare la frequenza della comunicazione. … Determinare chi fornisce gli aggiornamenti della comunicazione.

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Qual è lo scopo principale della comunicazione?

La comunicazione serve cinque scopi principali: informare, esprimere sentimenti, immaginare, influenzare e soddisfare le aspettative sociali. Ognuno di questi scopi si riflette in una forma di comunicazione.

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Quali sono i tipi di comunicazione nella gestione?

Tipi di comunicazione nell’organizzazioneComunicazione interna.Comunicazione esterna.Comunicazione verso l’alto.Comunicazione verso il basso.Comunicazione formale.Comunicazione informale.Comunicazione laterale.Comunicazione interattiva.Altre voci…

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Che cosa è la comunicazione nella gestione Slideshare?

Significato di comunicazione La comunicazione come – Un processo attraverso il quale gli individui scambiano reciprocamente le loro idee, valori, pensieri, sentimenti e azioni con una o più persone. – Il trasferimento di informazioni dal mittente al destinatario in modo che sia compreso nel giusto contesto.Sep 11, 2013

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Come si sviluppa un piano di gestione della comunicazione?

Scrivere un piano di comunicazione per la gestione del progetto è semplice come seguire questi 5 passi:Elenca le esigenze di comunicazione del tuo progetto. Ogni progetto è diverso. Definire lo scopo. … Scegliere un metodo di comunicazione. … Impostare una cadenza per la comunicazione. … Identificare il proprietario e le parti interessate.Jun 26, 2018

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Qual è lo scopo del piano di comunicazione?

Lo scopo di un piano di comunicazione è quello di definire chi deve essere a conoscenza e informato sul progetto, come e quanto spesso verranno distribuite le informazioni e chi sarà responsabile della distribuzione. È una parte del piano generale di gestione del progetto.

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Qual è l’importanza della comunicazione nella gestione?

Una comunicazione efficace è significativa per i manager nelle organizzazioni in modo da eseguire le funzioni di base della gestione, cioè, pianificazione, organizzazione, guida e controllo. La comunicazione aiuta i manager ad eseguire il loro lavoro e le loro responsabilità. La comunicazione serve come base per la pianificazione.

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